FLOW - ZACZNIJ LEKKO ŻYĆ 12-13 PAŹDZIERNIKA 2024
§ 1. Postanowienia ogólne
1.Przepisy regulaminu dotyczą wszystkich uczestników/wystawców Care Zone przy Flow – zacznij lekko żyć.
2. Organizatorem jest North Service Michał Paduch, ul. Żytnia 24J/3, 75-818 Koszalin, NIP 8411512823, REGON 220062893.
3. Postanowienia niniejszego Regulaminu są integralną częścią formularza rejestracyjnego. Postanowienia niniejszego Regulaminu stosuje się do Umowy Wynajmu Powierzchni na Flow – zacznij lekko żyć.
§ 2. Zgłoszenia
1. Zgłoszenie do uczestnictwa w Care Zone przy Flow – zacznij lekko żyć odbywa się poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego zamieszczonego na stronie internetowej tj. https://flowlekko.pl/
2. Zgłoszenia uczestnictwa można dokonać za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego. Zgłoszenia zbieramy do dnia 8 września 2024 r.
3. Przesłanie zgłoszenia nie jest równoznaczne z przyjęciem na targi. Po potwierdzeniu zgłoszenia, Organizator we wrześniu przesyła fakturę. Wystawca ma 7 dni na wniesienie opłaty.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do wcześniejszego zakończenia przyjmowania zgłoszeń w przypadku wyczerpania się dostępnej powierzchni wystawienniczej.
6. Organizator będzie wysyłał potwierdzenie uczestnictwa w Expo drogą elektroniczną na podany adres e-mail zamawiającego w ciągu maksymalnie 7 dni od daty zgłoszenia.
7. Przesłanie formularza zgłoszeniowego jest równoznaczne z zapoznaniem się i akceptacją niniejszego Regulaminu.
8. Organizator może odmówić uczestnictwa zgłaszającemu, nie podając przyczyn. Odmowa zostanie przesłana w ciągu 7 dni na adres e-mail.
§ 3. Terminy i miejsce
1.Care Zone przy Flow – zacznij lekko żyć odbędzie się w dniach 12-13 pażdziernika 2024 roku.
2. Godziny otwarcia Care Zone przy Flow – zacznij lekko żyć dla zwiedzających: soobota 12 października 2024 – godz. 10.00-18.00, niedziela, 13 października 2024 – godz. 10.00-17.00.
3. Wstęp na Care Zone przy Flow – zacznij lekko żyć odwiedzających jest bezpłatny.
§ 4. Warunki najmu powierzchni
1. Wystawca dokonuje zamówienia powierzchni wystawienniczej określając w formularzu zgłoszeniowym wybrany rodzaj i wielkość powierzchni.
2. Opłata za najem stoiska w hali obejmuje następujący zakres usług:
• najem powierzchni wystawienniczej oraz – w wypadku wybrania tej opcj wyposażenie wyszczególnionym w formularzu zgłoszeniowym
• sprzątanie terenu wspólnego Care Zone
• wykonanie systemu informacji wewnętrznej i zewnętrznej Care Zone
• promocję Care Zone
3 Organizator zapewnia ochronę stoisk targowych w godzinach otwarcia targów, a także w nocy.
4. Wyznaczenia lokalizacji stoiska lub powierzchni wystawienniczej dokonuje organizator, o czym powiadamia Wystawcę.
5. Przydział lokalizacji stoisk wystawienniczych będzie realizowany przez Organizatora w kolejności przesłanych zgłoszeń.
6. Istnieje możliwość łączenia miejsc. Minimalna dopuszczalna wielkość stoiska to 3 mkw.
7 Dostępne rozmiary stoisk: 3m2, 4,5m2, 7m2,10m2.
8. Organizator nie gwarantuje płatnych ani bezpłatnych miejsc parkingowych dla Wystawców w trakcie Flow – zacznij lekko żyć.
§ 5. Odwołanie uczestnictwa
1. Odwołanie zgłoszenia uczestnictwa albo odstąpienie od zawartej już umowy uczestnictwa w Care Zone wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. Odstąpienie od Umowy lub wycofanie zamówienia dotyczącego uczestnictwa w Care Zone możliwe jest w terminie do 30 dni kalendarzowych przed terminem rozpoczęcia Flow – zacznij lekko żyć. Odstąpienie od umowy w innym terminie nakłada na Wystawcę obowiązek zapłaty 100 proc. kwoty należnej z tytułu zamówionej powierzchni handlowej i usług.
3. Rezygnacja z uczestnictwa w Care Zone następuje z chwilą dostarczenia w formie pisemnej (drogą elektroniczną na adres flowlekko.wystawcy@gmail.com) Organizatorowi oświadczenia o rezygnacji.
§6. Przepisy porządkowe i organizacyjne
1. Wystawcy mają obowiązek rozstawić swoje stoiska w dniach i godzinach, a także
zdemontować swoje stoiska w dniach i godzinach wyznaczonych przez Organizatora.
• montaż: 11.10.2024 w godz. 17:00-19:00, 12.10.2024 w godz. 08:00-10:00, 13.10.2024 w godz. 08:00 – 10.00
• demontaż: 12.10.2024 od godz. 19:00-20.00 lub 13.10.2024 w godz. 17:30 – 19.30
2. Godziny rozstawienia będą kategorycznie przestrzegane, a Organizator ma prawo odmówienia możliwości rozstawienia stoiska w przypadku spóźnienia się Wystawcy. Demontaż stanowisk można rozpocząć dopiero po godzinie zamknięcia Care Zone.
3. Wystawca ma obowiązek na swoim stoisku utrzymywać porządek w czasie trwania Expo, a po jego zakończeniu wynieść śmieci w miejsce wyznaczone przez Organizatora.
4. Powierzchnia stoisk określona jest na planie Expo. Wszelkie wartości podane są w metrach. Wystawcy zobowiązani są do przestrzegania wymiarów swojego miejsca i niewychodzenie poza jego granice. W przypadku niezastosowania się do powyższego Organizator ma prawo żądać opłaty za dodatkową przestrzeń w wysokości 300,00zł/netto/mkw/ dzień.
5. Wystawca ma prawo do promocji swojego stoiska jedynie w jego granicach. Wszelkie reklamy wychodzące poza wyznaczony obszar lub postawione w innym miejscu na terenie bez wyraźnej zgody organizatora, Organizator będzie miał prawo żądać opłaty za wykorzystaną dodatkowo przestrzeń. Wystawca ma prawo do promowania swojego stoiska reklamami wysokościowymi maksymalnie do 3,5 m wysokości.
6. Organizator nie udostępnia żadnego sprzętu takiego jak stoły, krzesła, ścianki itp. Wyposażenie dodatkowe może być zamówione najpóźniej na 14 dni przed rozpoczęciem imprezy.
7. Wystawca nie ma prawa podnajmować wynajętej przestrzeni wystawienniczej innym podmiotom bez wcześniejszej zgody Organizatora.
8. Wystawca ma obowiązek prawidłowego przytwierdzenia namiotu i ekspozycji tak, aby nie zagrażała bezpieczeństwu osób znajdujących się Expo. Organizator ma prawo zażądać prawidłowego dociążenia nóg namiotu lub do złożenia ekspozycji w przypadku, gdy będzie ona zagrażała bezpieczeństwu.
9. Każdy wystawca otrzymuje od Organizatora opaskę, który upoważnia go do przebywania na terenie targów poza godzinami ich otwarcia dla zwiedzających. Na każde stoisko wykupionej przestrzeni handlowej przypadają 3 opaski. W przypadku zapotrzebowania na większą ilość identyfikatorów, konieczne jest zgłoszenie pisemnego wniosku do Organizatora najpóźniej na 14 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem Care Zone.. Organizator ma prawo odmówić wydania większej ilości bez podawania przyczyn.
10. Wystawca jest zobowiązany posiadać opaskę przy sobie przez cały czas odbywania się Targów. Organizator zastrzega sobie prawo nie wpuszczenia Wystawcy na teren targów poza godzinami otwarcia dla zwiedzających, jeśli Wystawca nie będzie posiadał przy sobie opaski.
11. Organizator zastrzega sobie prawo do naliczenia Wystawcy kar umownych w wysokości 1 000,00 zł netto za każde naruszenie wymienione w punkcie 6 niniejszego Regulaminu.
12. Organizator zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego, w przypadku, gdy szkoda powstanie z innych tytułów lub jej wysokość przekroczy wartość zastrzeżonych kar umownych.
13. Wystawców obowiązuje bezwzględny zakaz korzystania z prowizorycznych instalacji elektrycznych, zastawiania dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych, wyjść ewakuacyjnych.
14. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za swoje stoisko. Wystawca powinien zadbać, by w zasięgu zwiedzających nie znalazły się przedmioty zagrażające zdrowiu lub życiu. Wystawca powinien również dbać o estetyczny wygląd stoiska i porządek w jego najbliższym otoczeniu.
15. W uzasadnionych przypadkach Organizator może nakazać usunięcie ze stoiska niebezpiecznych przedmiotów.
16. Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za wypadki osób ani szkodzenia eksponatów, sprzętów, urządzeń i towarów będących własnością Wystawcy, znajdujących się na przestrzeni wystawienniczej przed, po i w trakcie trwania imprezy.
17. Na okres zamknięcia powierzchni Targów dla zwiedzających każdy z Wystawców we własnym zakresie zabezpiecza przestrzeń własną.
18. W przypadku zastosowania zabudowy własnej Wystawca zobowiązany jest zapewnić, aby materiały użyte do budowy stoisk oraz elementy wystroju stoisk, były niepalne lub zabezpieczoneśrodkami ogniochronnymi do stopnia trudno zapalności (ściany wydzielające stoiska z ogólnej przestrzeni obiektów, wykładziny podłogowe, okładziny ścian, itp.).
19. Zakazane jest przechowywanie przez Wystawcę na terenie Care Zone materiałów niebezpiecznych pożarowo, w szczególności tj.:
• gazy palne,
• ciecze palne o temperaturze zapłonu poniżej 328,15 K (55°C),
• materiały wytwarzające w zetknięciu z wodą gazy palne,
• materiały zapalające się samorzutnie na powietrzu,
• materiały wybuchowe i pirotechniczne,
• materiały ulegające samorzutnemu rozkładowi lub polimeryzacji,
• materiały mające skłonności do samozapalenia.
20. Zabrania się Wystawcy:
• wnoszenia, spożywania i dystrybuowania alkoholu oraz innych używek (osoby będące w stanie wyraźnego odurzenia lub upojenia alkoholowego nie będą miały możliwości wejścia na teren targów)
• uniemożliwiania lub ograniczania dostępu do wyjść ewakuacyjnych, wyłączników i tablic rozdzielczych prądu elektrycznego,
• ustawiania w przejściach jakichkolwiek przedmiotów utrudniających ewakuację osób i mienia,
• składowania materiałów palnych na drogach komunikacji ogólnej służących celom Ewakuacji,
• składowania i eksploatowania na terenie obiektów wystawowych butli z gazem propan – butan,
• używania otwartego ognia,
• palenia tytoniu poza miejscami do tego wyznaczonymi,
• przechowywania materiałów palnych w odległości mniejszej niż 0,5 m od urządzeń i instalacji, których powierzchnie zewnętrzne mogą nagrzewać się do temperatury przekraczającej 373,15 stopni Kelwina (100 stopni Celsjusza), ‘
• użytkowania elektrycznych urządzeń ogrzewczych ustawionych bezpośrednio na podłożu palnym, z wyjątkiem urządzeń eksploatowanych zgodnie z warunkami określonymi przez producenta.
21. Organizator ma prawo nie wpuszczenia na teren Care Zone Wystawcy lub jego współpracowników znajdujących się pod wpływem alkoholu lub innych używek. Organizator zabrania spożywania alkoholu przez Wystawcę i jego współpracowników na terenie Care Zone.
22. Zabrania się dokonywania przez Wystawców jakichkolwiek samowolnych zmian w wykonanej przez Organizatora instalacji zasilania elektrycznego. W stoisku budowanym przez Wystawcę, projekt instalacji elektrycznej podlega obowiązkowi zatwierdzenia przez uprawnionego elektryka Organizatora.
23. Organizator wskaże miejsce do składowania odpadów.
24. Wszystkie kartony, pudełka powinny być składowane „ na płasko” i na bieżąco wynoszone z terenu hali we wskazane miejsce przez Organizatora.
25. Wystawcy zobowiązani są do posprzątania po sobie stoiska, wyniesienia pudeł, kartonów i innych materiałów we wskazane przez Organizatora miejsce.
§ 7. Płatności.
1. Wystawca jest zobowiązany dokonać płatności przelewem na konto Organizatora w terminie 7 dni pod otrzymania faktury.
2. W przypadku, gdy Wystawca nie uiści opłaty za stoisko targowe w uzgodnionych terminach, zostanie skreślony z listy uczestników, a zarezerwowane miejsce zostanie ponownie wystawione do sprzedaży.
3. Wpłaty gotówkowe nie będą przyjmowane.
§ 8. Wyłączenia obowiązujące podczas wydarzenia
1. Na Care Zone jest kategoryczny zakaz sprzedaży i promocji:
– produktów tytoniowych (np. papierosów, cygar, tabaki i innych)
– militariów, broni etc. – akcesoriów erotycznych;
– hazardu;
– organizacji religijnych;
– partii i grup politycznych;
2. Niezastosowanie się do zapisów z punktów 8.1 będzie skutkowało karą usunięciem Wystawcy z Care Zone oraz zakazem wystawienia się w następnych latach.
§ 9. Reklamacje
1. Wszelkie reklamacje uczestników targów winny być zgłaszane w formie pisemnej.
2. Reklamacje Wystawców w sprawie budowy stoisk, ich lokalizacji lub zajmowanej powierzchni handlowej będą rozpatrywane przez Organizatora pod warunkiem zgłoszenia ich najpóźniej do czasu zamknięcia targów.
3. Pozostałe reklamacje mogą być zgłaszane w terminie 14 dni od zakończenia targów.
4. Po upływie wskazanych powyżej terminów reklamacje nie będą uwzględniane.
5. Reklamacje należy zgłaszać w formie pisemnej na adres Organizatora wskazany w pkt. 1.3 z dopiskiem „Reklamacja” lub pocztą elektroniczną na adres flowlekko.wystawcy@gmail.com
§ 10. Postanowienia końcowe
1. Organizator zastrzega sobie, w przypadku zaistnienia okoliczności, za które Organizator nie ponosi winy, prawo do odwołania, częściowego zamknięcia lub skrócenia terminu targów. W takim przypadku Wystawcom nie przysługuje prawo do odszkodowania lub zmniejszenia opłat za najem powierzchni handlowej.
2. Wystawca ponosi odpowiedzialność za wszystkie aktywności wykonywane na wynajmowanym przez nich stoisku targowym.
3. W przypadku odwołania Targów z winy Organizatora Wystawca otrzymuje pełny zwrot kosztów poniesionych za wynajem powierzchni handlowej oraz zwrot kosztów z tytułu zamówionych usług.
4. W sprawach nieuregulowanych w Umowie uczestnictwa i niniejszym regulaminie zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.
5. Ostateczna interpretacja regulaminu Care Zone należy do Organizatora.
